[업무]회사서류 공증 절차
'공증(公證)'은 '국가나 공공 단체가 직권(職權)으로 어떤 사실을 공적으로 증명하는 일'이다(출처 : 네이버 국어사전). 즉 회사가 발급한 서류든 혹은 내 개인적인 문서든 간에, 한국에서 생산된 어느 문건이 외국에서도 사실이라고 인정받기 위한 가장 기본적인 절차이다. 사실 공증된 문서가 법적인 효력이 있다고 증명해주는 것은 아니지만, 적어도 이 문서는 실체가 있음을 공인된 제3자(공증변호사)가 확인해주는 절차이다(일종의 Fact Check라고 생각하면 되겠다).
해외사업 부서(UAE관련)에 속해있는 나의 업무 특성상 회사 관련 서류들을 UAE로 송부해야될 경우가 많아서, 블로그에 정리를 좀 해보고자 한다. 어떤 서류에 대해 공증을 시행하기 전에, 꼭 로펌 공증팀이나 공증변호사, 혹은 공증사무소 담당과 통화를 해보시길 권장한다. 또한 이 글은 회사(법인) 관련 서류들에 대한 공증의 절차에 대해 기술하겠으니 읽는데 참고하시길 바란다.
- 회사에 관한 기본적인 정보를 담은 서류 : 사업자등록증명, 법인 등기부등본, 전년도 재무제표(대차대조표, 손익계산서, 합계잔액시산표) 등
- 회사 내 규정 혹은 업무관련 서류 : 이사회 규정, 정관, 위임장, 공문, 영문레터 등
- 해외지사 부임자들(본인 및 가족) 비자발급을 위한 서류 : 영문 졸업증명서, 성적증명서, 재학증명서, 가족관계증명서 등
- 현지 기업과 작성하는 서류 : 계약서, 여신한도약정서 등
2. 공증 절차(UAE기준) 및 세부내용
가. 법무법인/공증변호사의 번역,사실,원본대조 공증 |
나. 외교부 영사확인 |
다. UAE대사관 대사 공증 |
가. 법무법인(공증변호사)의 번역공증/사실공증/원본대조공증
1) 번역공증 : 국가에서 인정한 공증변호사가 번역의 정확성을 확인해주는 공적인 절차. 한국어 문서를 영어 or 해당국가의 언어로 번역하여, 이 번역이 확실히 원문과 상위없음을 공증인이 번역자의 성명과 서명을 확인하고 내용의 인증문을 발급하는 것이다.
- 필요서류 : 서류 원본(한글), 번역본(영어 or 해당국가의 언어), 번역자의 자격증명서(졸업증명서 - 영문학사,석사,통번역대학원 석사 등), 번역자 확약서
- 필요사항 : 회사서류인 경우 회사 명판 및 직인(간인 포함) 날인 필수, 번역자의 도장은 꼭 지참하도록 한다.
2) 사실공증 : 서류내용에 대한 사실 여부를 작성자(또는 서명자)가 직접 공증 변호사의 면전에서 틀림없다는 것을 확인하는 절차.
- 필요서류 : 서류 원본(한글 or 영문 상관없음), Declaration Form(선언서)
- 필요사항 : Declaration Form 위에 회사 명판 및 직인 날인
3) 원본대조공증 : 원본을 그대로 보유하면서 사본을 외부기관에 제출하는 경우, 사본이 그 원본과 부합됨을 확인하는 절차(본인은 아직 안해봤음).
- 참고사항 : 관공서나 국가기관에서 발행한 서류는 불가능
※ 회사서류 공증시 공통 필요서류 : 위임장, 법인 인감증명서 1부
- 회사 서류의 경우 어떠한 경우에서든 나는 회사의 '대리인'으로서 공증을 받는다고 생각해야 한다! 따라서 법인의 장인 사장(대표이사)의 위임을 받아 일처리를 하는 것이므로 '위임장'에 서명을 받아 공증업무를 처리해야한다. 위임장은 각 변호사 사무실/법무법인 마다 양식이 다르므로, 공증을 시행하기 전에 꼭 전화를 해서 양식을 받을 것! 그리고나서 위임장 하단에 회사명판과 사장(대표이사)의 직인을 받자. 또한 이 직인이 진본이라는 것을 확인해주는 것이 법인 인감증명서이다. 꼭 챙겨라.
※ 공증비용
- 공증대상서류마다 가격이 상이하며, 단가가 법무법인 및 공증사무소마다 조금씩 다른 것 같다. 일반적으로는 번역공증시엔 번역이 되어있다면 그렇게 비싸진 않지만, 사실공증의 경우 대상서류에 따라 가격이 천차만별이다. 우리 회사의 경우 법률자문사가 있어 그쪽 법무법인 공증팀과 연락하여 처리해오고 있음.
★ 공증변호사의 공증없이는 외교부 영사확인을 받을 수가 없다(국가별로 다르겠지만, UAE의 경우 영문졸업증명서는 변호사 공증없이도 가능함)
나. 외교부 영사확인
1) 필요서류 : 본부 영사확인신청서(회사서류인 경우엔 신청서 하단에 회사 명판 및 직인 날인 要), 대리인 신분증(복사 不要, 지참만 해서 가시길)
2) 영사확인비용 : 수입인지 1부당 500원(매수와 관계없음)
- 수입인지는 전국 은행 어디서든 다 구입할 수 있음
- 영사과 內에도 외환은행 창구가 있으니 편함
3) 소요시간 : 당일 오전 9시 30분 전에 접수하면, 당일 오전 중으로 영사확인을 받아낼 수 있다. 당일처리되는 이점 덕분에 오전에는 여행사, 공증대행사의 단체 접수가 많으므로, 최대한 일찍가서 접수하길 바란다. 오전 접수가 아닌 이상, 다음날 다시 가서 받는게 낫다(UAE대사관 공증 접수시간 때문...하단의 UAE대사관 공증 내용 참조).
4) 필요사항 : 영사확인이 된 서류를 들고, 지하 1층 문구점에서 양면복사를 해야한다(UAE대사관 제출용).
4) 외교부 영사과 위치 : 서울 종로구 종로5길 68 코리안리재보험 4층
(1호선 종각역에서 도보로 5분)
※ 상세내용 참조 : https://www.0404.go.kr/consulate/consul_identify.jsp
다. UAE대사관 공증
1) 문서 접수시간 : 월~금, 09:00~13:00
- 한국 공휴일 제외, UAE공휴일도 가기 전에 전화로 확인해보는 것이 좋다
- 외교부 영사확인된 서류를 들고 오전 중으로 접수시키면 된다. 원본과 사본을 모두 제출한다.
- 접수시 영수증은 잘 보관하고 있다가, 수령시에 제출.
2) 문서 수령시간 : 월~금, 14:00~15:30
- 접수한 문서는 익일에 수령하는 것이 원칙(공증 소요시간이 1박 2일, 당일처리가 불가능함)
3) 소요비용 : 개인서류(100AED), 회사서류(2,000AED) / 카드결제
- 2016년까지만하더라도 현금만 결제가 가능했으나, 대사관 정책 변경으로 카드결제(원화가 아닌 현지통화인 AED)가 가능함. 이전에 비해 공증수수료는 30%~50% 싸졌다.
- VISA 카드만 가능하다!
4) UAE대사관 위치 : 서울시 용산구 독서당로 118(한남동)